大型活动推广操盘指南！

 

做一个长期主义者，每一场活动都想办法把整个观众体验、嘉宾的体验，以及合作伙伴的体验，做到极致。

在不断做的过程当中去积累口碑，然后整个行业内会形成一定的认知，再经过不断输出活动，不断的和这群人通过活动产生链接，慢慢地积累势能，势能积累起来之后，口碑、品牌就会慢慢起来。长期主义+价值输出+时间复利，你将解锁一份刺激与欢喜。

活动流程主要分为六个步骤！市场调研–活动立项—活动筹备—推广&招募—活动执行—活动复盘。

一、活动框架

1、活动目的

这是做活动前最重要的一个问题，我为什么要做这个活动？

• 提升影响力，强化品牌。
• 政策发布，比如今日头条的生机大会，快手的光合大会等。
• 会销，会销类的公司，因为频次比较高，一般有标准化的会议流程，对参会人员有筛选，对会议的信息密度没有严格要求，但强调氛围的调动，有跟单机制，强调结果转化，有KPI指标，重点推广产品服务。

2、市场调研

这一块相对来说比较简单，既然做这个行业的活动，肯定本来就能触达到这个行业的一些人群，那么可以通过面对面聊天，或者通过线上聊天，或者通过问卷调查，或者通过请教行业资深人士，或者看同行业的竞品活动，基本上可以解决你的困惑，大概能得出来结论，接下来可以验证下，这个时候整体活动的方向就有了，可以按照你的计划来推进了。

3、确定边界

想明白为什么要做这个活动，基本上心里边大致的版图就有了。

从现在的时间起，去倒推，大概这个活动准备周期需要多久，比如说需要30天，从现在情况往后推30天，看是放在周中还是周末，是做半天还是全天，活动类型，谁来讲？谁来听？这个活动目的是怎样的？基本上有一个大体的模糊的画像，在这个时间没有精准的对接到个人，但是知道它大概有怎样一个标签、知道大致通过什么样的渠道能够去触达。

同时边界很重要！它画了一些方向，知道哪些东西可以用，哪些东西不能用。

①预算不一样，整个的边界完全是不一样的。可能因为预算有限，有些场地就不会考虑，有些搭建方案也不会考虑，有些老师也不会考虑。

②人数和预算也是紧密相关的，做500人的活动、1000人活动、100人的活动，完全是不同的概念。

③时长基本上就决定了嘉宾的数量。大家都比较热衷于做下午场的活动，相对来说比较简单，从下午2点开始到5点结束，3小时共计180分钟，如果一个嘉宾25分钟，总共150分钟，剩下30分钟可以设置一个圆桌论坛，基本是6+1的环节设置，中间控场不用那么严格，这个根据嘉宾数量、时长等因素灵活调整。

④场地，2019年比较特殊，7月到10月的很多大型的活动不能举办，再加上今年过年比较早，1月25日初一，很多大型的活动全部压到年底，加上很多年会也在这个时间，就会把整个酒店的费用拉高，往年可能提前两个月去找酒店，今年必须要提前两个月三个月甚至更长时间！北京能容纳千人的且交通比较方便的其实不多，可能是西边便宜，南边便宜，北边和东边贵。

场地要考虑的因素有：价格、面积大小、容纳人数、层高（灯下）、交通便利、行动路线、光线、有无柱子、以及配套设施（住宿、用餐等）

通过上面的分析，要做一个什么样的活动，那么大致的框架就出来了，先把整个边界定好，接着再细化，内部还有一个沟通磨合的过程，不可能一开始把这些非常精准化。

二、活动ing

1、确认主题

• 第一不要引起歧义，确保可以准确传达信息。
• 第二要突出活动价值，给用户带来的价值，增加吸引力。
• 第三尽量结合当下的热点，增加曝光度。

针对行业内的活动，一般都只写嘉宾的title，因为这个行业大家都知道他是谁，所以说不用在活动的板块上再去说这个嘉宾怎样，做过什么。但是注意，跨行业的活动，需要写嘉宾的介绍，因为观众来自于不同行业，也可能来自于五面八方，通过嘉宾的介绍来判断嘉宾可能会讲什么，借此确认活动是否是适合自己。

2、时间场地

一般场地是一个大场地，一个小场地，在这里大场地指的是哪个城市，小场地是具体地点，比如确定12月底要在北京做一个活动，北京就是一个大场地，大场地可以滞后到什么时间？假如有很多外地的嘉宾来参与，会提前预订机票，要提前半个月或者20天要把这个场地给确定死；假如活动本身是在北京的人来参与的，活动开始之前一周会给大家群发消息就OK了。

一般来讲双休日好过工作日，周六好过周日。但是也要考虑活动的规模与影响力，不要放在周一，周一往往会议比较多，很难走开。

下午好于上午：尽量活动不要上午办，下午的活动通过开场时间稍微往前延一点，把结束的时间稍微往后延一点，比如1点半开始一直到下午6点，能容纳的嘉宾和信息含量比较多，这样效率更高，相对也节省费用。

另外场地动线在大型的活动中是非常重要的，要从“小白”的用户视野出发，不要想当然，要考虑到人流行进方向、路线、拥堵节点以及展位间距、方向，要避免“冷清展位”（人流无法流动过去的展位）。

会场最好是“后进式”，屏幕和入场口不在同一侧，不要从前门进，避免观众横穿遮挡视线，提前设置隔离栏，避免分散注意力。一般做的活动比较多了之后，基本上看一眼这个场地，整个搭建方案就有了，就知道什么地方放签到台、什么地方放入场、什么地方放屏幕、什么地方放上下台、什么地方放控台，基本上就相当清楚。

3、确定关键传播节点

假如1月份举办一场500人的活动，往前倒推，首先要确认活动是免费还是收费，因为免费和收费的到场率不一样，要根据到场率去算，需要报名多少人，现场到多少人。根据目前手头的资源，去倒推，比如说活动推一次能报60人，需要推五次，推5次的节点可能一周推两次，可能一周推一次。一周推两次，可能用不同的渠道，用公众号推一次，用海报推一次，这样传播的节点基本上就出来了。再根据整个行业的一些大事件，比如说双11或者说其他的能预测到一些节点，不跟他们抢流量，把这些节点给错开。

物料是活动对外宣传物料，像海报、主视觉或者说像嘉宾的背景，类似于传播方面的一些物料。这些物料有利于去招募或者对外去做宣传。

4、信息入口的问题

作为活动负责人，刚开始要定主题、定框架、定基调、定边界，在对外合作的时候，最怕遇到一件事同时好几个人来对接。一般我们办活动首先会在群里边立一个规矩：公司里边指定一个总的负责人，他既是内部信息汇总的节点，也是外部信息的出口，保证所有的信息的入口和流出在公司内部都有一个人，同时同步到群里和协同工具中，避免信息差。一场活动需要团队协同，每个人具体来负责哪一块，一般要形成文字，同步给各个合作方。总之兵分几路，各司其职。

5、信息的协同和传递

这块特别重要，特别是合作类的活动，比如多方主办，并有政府的指导参与，这种活动难度很高，建议一般一个活动，它的联合主办方不要超过三家，超过三家的话就是说会特别麻烦，因为每个人对活动的认知与需求都不一样，另外很多细节需要和多方确认，要在沟通环节消耗大量精力。

合作类的活动，尽量简化，在活动开始的时间，要明确划分好双方的职责，哪些东西，你有决定权，哪些东西，我只是通知你，其它事我全权处理，不然到后边肯定会出分歧，会牵涉大量的时间精力来处理这个事，这是外部。内部的话也是同样的一个逻辑， 比如嘉宾，特别是大会，嘉宾总计超过三十几位，嘉宾对接这块可能是5到6个人，嘉宾是按照板块来划分，每个人对接几个嘉宾，另外对接的嘉宾过程中，遵循一个原则“一路到底”，从一开始对接到最好，从最开始的邀约到最后的现场接待整个过程都由一个人来对接。

有些嘉宾不可能亲自来对接，一般会由品牌负责人或者助理来对接，这里边就会牵涉到一个信息的传递与协同。要借助一些工具来防止信息在传递过程中的衰减，比如石墨文档、有道云笔记等，具体用哪个可以根据公司内部情况选择。

三、嘉宾相关

1、邀请清单

活动主题定完之后，大家在一块开个脑爆会议，然后就说你认为的嘉宾是谁谁，每个人在黑板上写，写完之后用排除法，先做加法，后做减法，然后把不合适嘉宾全部排除掉，比如说我来推荐这个嘉宾，我为什么推荐这个嘉宾？这个嘉宾好在哪一块？今年做了哪些东西，哪一块应该讲的特别好。

嘉宾模式就两块，一个是做得好，一个是讲得好。

做得好的话，要有实际经验，因为在实际的过程当中做过和没做过是不一样的。做过的话，能讲出来有一些比较重要的细节，但是可能会被别人忽视，那这样的话对行业内的人是有收获感，也就是所谓的干货。

有些嘉宾，虽然没做过，但是一直在行业内深度观察，表达能力特别好、气场和节奏感特别好，在台上讲的特别好，但是这样的人是少的。

还有一些人做的特别好，但是一到台上就紧张，讲不全或者讲不好，根本表达不出来，这种嘉宾的话，建议大家就不要邀请了，因为他可能做的再好，但是在台上讲不出来的话，实际上对台下的观众是没有收获，现场的感觉也会比较尴尬。

嘉宾也可以简单分为干货型嘉宾、流量型嘉宾，也有两者兼而有之的，这个时候你赚大了，后期在环节的设置上，要注意组合搭配，避免一边倒。

2、嘉宾邀约

要说清楚这几件事：

• 在什么地方做一个多少规模的活动， 这个活动的时长是多久？
• 有哪些嘉宾来参与？
• 同台嘉宾是哪些？
• 站在嘉宾的角度来看这个活动对他或者所在公司的价值是什么？

在邀请的过程中，一定要把这些东西表达清楚，做成PPT也好，做文字也好，传递给对方。

一些活动在前期邀约嘉宾中，会写一大堆特别大咖位的嘉宾，最后却来不了，对于观众来说体验特别不好，特别是卖票活动，可能观众来买票，就是冲着1到2个嘉宾，想听他讲，最后会发现想听的两个人压根就没来，现场特别尴尬，后续还会因为这些会产生退票，或者其他不必要的麻烦，所以请务必在显著位置注明拟邀。

3、嘉宾信息收集

邀请嘉宾一般会要嘉宾的简介，title、照片、成功案例、Demo。

关于嘉宾的Demo。Demo这块很多嘉宾不一定能提供，但如果是一些干货类收费活动，特别是异地嘉宾，一般会让他提供一个demo，提前商量一个选题，录一个10分钟视频。通过视频可以看到这个嘉宾形象、气场、表达习惯、逻辑框架、语言节奏等，有一些整体了解并有助于后期判断。

4、嘉宾PPT

①时间：嘉宾的PPT，截止时间一定要敲死。一定要把截止时间往前赶一赶，按照行业经验来说，总有1-2个嘉宾的PPT姗姗来迟，要为后边调整留下空间。

②版本：记住一定要编号，养成好习惯，避免弄错版本。过渡版本一定要删掉，因为有些控台会把原来老的版本放上去，一般到这个时间节点嘉宾改的东西不多，但是有个别的嘉宾的心理素质不好，一旦发现ppt不对，会直接在台上发懵，或者将问题公开化，“PPT放错了，主办方能不能给我换一下”，这时候会极度尴尬。

③体积：把PPT尽量体积小一点防止死机，如果里面有视频的，记得把视频摘出来，单独再存一份，在活动进行中，注意和嘉宾提前约定信号，万一发生操作失误，在台上直接发信号“麻烦工作人员帮我播放下视频”，这样完全不影响整个会议的流程，整个对观众来说，体验是无损的。

④内容：一定要有干货，有方法论，特别是可以反复使用，可以迁移的，比如一些数据，对行业前沿的分析和展望，个人固有的成功经验总结和升华，过去走过的一些弯路和坑是非常重要的，但会被别人所忽略的一些细节。

⑤金句：这些既叫金句又叫拍照点，就是大家为什么有些人讲到某一个程度的情况下，大家都情不自禁拿出手机拍照，可能是情感上的共鸣，可能是信息含量大，短时间内难以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常适合发朋友圈，也或者是一个思维模型，很多人会拍照留存，从而形成二次传播。

5、演讲时长

有的嘉宾参加大会经验比较少，之前明明约定了20分钟演讲时间，也敲定了演讲主题和大纲，但是他扔过来一个60页PPT，此时需要和对方沟通下，问题在哪里，把PPT 的逻辑框架整理出来，大幅删减，在这一步就控制时长，另外在现场执行中，也有倒计时屏幕、倒计时牌、背景音乐等信号来提示嘉宾注意时间，控制好活动的节奏。

6、嘉宾接待

嘉宾的机票酒店、接送机、住宿、用餐、短信通知、参与通知、迎来送往、嘉宾礼品，实际上这些东西都很细的，不要一个一个细节去通知，要学会“凑整”，我们一般会给嘉宾两个文档，第一个文档主要前期对接的时候使用，需要嘉宾提交什么资料以及deadline，需要嘉宾做的事情等，确认演讲主题、大纲，以及提交PPT等。第二个文档主要就是后期嘉宾的机酒、接送机、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上场次序、PPT是否对外等细节。

7、嘉宾彩排

彩排很重要的，即使嘉宾到了之后没有特别长的时间，哪怕有五分钟，都非常管用。

①熟悉场地：位置大致在哪里？知道上台口从哪上，然后需要要站在哪个地方，定位点、拍照点在哪里？是手持麦克还是头戴？

②提示器的位置与倒计时：告知有提示器，然后防止嘉宾回头看屏幕，并告诉在哪个地方，明天会有一个志愿者举牌子，提示倒计时，注意信号提示。

③上场通知：一般采用原则是上一个候一个，通知一个，可以就近在控台的位置，安排沙发，让嘉宾提前候场，提前配置好头戴，并告知一些注意事项，并加油鼓气等。

四、场地搭建

1、搭建商的选择

专业、靠谱。和专业人做事能省去很多的精力和心血，专业靠谱，怎么评估，第一看过去，要看案例，第二在沟通的过程中看对方的专业程度和态度。双方有一个磨合的过程，最好能和一个公司长期的合作，知道你的诉求，做事风格。

2、搭建方案

这个涉及因素较多，在这里不再展开，主要就是大屏、舞台、灯光、展位、外场签到、互动空间、采访间等等。

五、活动招商

1、招商原则

一句话，广撒网，重点捕鱼。一般承诺80%，后续给到30%惊喜，前期稍稍收一点，不要为了招商而做出不切实际的承诺，不然事后容易起纠纷。

客户的核心诉求必须想办法满足，然后满足不了的话提前说清楚，客户能接受的话继续往下谈，客户接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。

2、客户来源

①把握热点、新的机会。比如今年短视频直播电商比较火，如果举办一个关于短视频直播的大会，这些公司肯定有诉求，想要在行业大量的曝光，这样的话这个活动中能提供的价值和他们的需求就是一个契合点，形成了一个链接，那么这就有可能成为你的客户。

②每年做的一些活动，那么留下来一些客户，实际上这些客户是有可能产生复购的。这些客户要重点维持维护。

③行业竞品类公司，都有哪些赞助商，对方说不定可能会有同样的需求，因为整个的用户人群是比较一致的，等于对方为你指明了一条道路。

3、整合资源

要去整合资源，活动赞助分两块，一个是本身活动资源，比如一些线下的展位、现场的视频轮播、上台演讲、参与圆桌、颁奖、主持人口播，等等一些和现场相关的信息。另外一块是公司资源，很多公司把广告位推广、信息流等全部打包卖给客户，总之，挖掘客户需求，在能力范围之内去满足。

六、活动传播

1、用户画像

你想要吸引的用户他是谁？他在哪个地方？通过什么样的渠道去触达，又如何才能吸引他？

2、媒体合作

传播的方案要形成一个文件。A套餐、B套餐、C套餐，明确我能够提供哪些？然后对方会根据你的资源去匹配。明确自己的资源、能链接的资源，找别人之前，想一想别人凭什么会帮我，我能提供给别人什么权益，最终双方要达到共赢才行，不然偶发性帮忙是暂时的，不长久。

3、它山之石可以攻玉

已报名观众，可以使用一些工具批量生成个性化的朋友圈海报，方便对方晒朋友圈，这样也可以汇聚来零散的个人朋友圈流量，虽然量不大，但是转化率相对较高。

4、微信群：红包炸群、群冠名，活络群主

这点比较简单，不再赘述，重点：引起注意，否则白搭。

5、活动平台——活动行

国内领先的活动科技服务平台，活动发布、活动推广、渠道追踪、数据分析、批量生成海报（邀请函）、等都可以在平台完成，另外还可以根据品牌个性化的推广需求定制大会H5、小程序、APP。

七、门票及签到

1、门票免费or收费

收费门票，增加一个收入的同时，也可以提高报名门槛。观众的的质量更高一点，但是考虑主办方影响力、嘉宾咖位、所在地消费能力、话题热度等，免费的活动很容易招募，但是到场率也没办法控制，另外免费的活动容易受到外界环境的一些影响，一般来说大概在50—70%左右，如果办500人活动，全部免费的，如果到场率按照50%来算，至少要一千人才能保证这个活动到场500人。

2、签到时间与签到工具

签到时间如果放在上午，比如9点开始，8点半之前签到的人很少，高峰期是9点到9点半这个时间。活动临近开场的时间，才是签到高峰期，短时间内巨大人流量涌来，会产生很多问题，需要提前预防。要思考：签到的空间是否开阔，签到通道设置、签到的流程是否合理，签到的效率如何，签到的人员有无经过培训，签到工具测试，签到的物料准备是否到位等这些因素都会影响签到的进程，处理不好都会导致后面的人怨声载道，会影响活动开场和用户体验。现场一定要有个人敢于拍板，敢于承担责任，当机立断，不要优柔寡断，快速处理问题。

八、执行关键

1、抓大放小

所有流程彩排三遍以上，让相关负责人对这个活动的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控台方、兼职负责人、礼仪负责人等环节的参与者，如果不能实现，也要让对方知道自己负责的环节大概的时间节点，以及有问题找谁处理。

所有的锦上添花，是来自于平常的准备，现场进行中不要临场发挥。活动现场能把准备好的东西做出来就可以了，现场会有各种各样难以预料的各种意外的情况出现，要抓大放小，稳定优先，解决关键问题，次要问题如果有精力再处理，否则先搁置。

2、风险管理

从开始的报备到场地、嘉宾、观众、设备，实际上很多意外，刚才大家说有一个“放”的过程，一个“收”的过程，在“放”和“收”的过程中，多条线都有各种各样的风险，比如说某个嘉宾同意来，但是临时又来不了；比如说一千人的场子，报名量不够怎么办？然后怎么去算？现场设备突然出现问题怎么办？

要应对这些潜在的风险，在活动的前期，肯定要拆解各个环节，分析关键要素，做预备方案，不断演练，将问题重现，场景化，然后设计解决方案，把风险降到最低。风险不可以杜绝，但是可以降低。

九、活动复盘

所有活动每次都要复盘，查漏补缺，也是“择其善者而从之，择其不善者而改之”，借鉴的看，好的继续发扬，不好就摒弃，这也是内部之间相互激励，，相互学习，不断完美化的一个过程。

这里有个原则“PDCA”，又称“戴明环”，是一个质量控制流程，P是计划，C是检查，D是执行，A是复盘，做之前先思考计划，做的过程中不断优化迭代，最后不断改进反思并继续下一个循环。所有东西，开会一定要有人专人记录，形成白纸黑字，不断的留存，不断的积累，逐渐形成SOP手册，也可以作为内部的培训教材。

这可能是史上最全的大型活动操盘指南，每个成功活动的背后都是事无巨细，都是不厌其烦，都是细致入微，但是“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，这些经验，还是要在实践中运用出来，愿你也能做出成功的大活动！