如何在7天时间内，做好7个城市社群活动的冷启动

根据以往的活动运营的经验，对去年做的一个案例进行复盘，讲讲如何在7天内冷启动7个城市举办社群活动以及社群运营的心得。

我们是一家数字生活分享平台，聚集着数码爱好者，不定期举办线下沙龙，进行最新数码产品的体验活动。为了启动线下社群，9月推出「XX校园行」走进深圳大学，10月份欲打造「XX城市行」系列活动。

活动概述：

正值黑莓手机卖掉硬件业务之际，作为数字媒体的平台“紧跟热点”，加之黑莓粉丝少而忠诚的特点，故决定做一场全国性的线下粉丝活动，一同“告别”黑莓，以此作为「XX城市行」第一波活动。

活动目的

通过这场活动，成立全国各地线下社群组织。

活动基本框架

• 活动主题：XX城市行 | “告别”黑莓时代，莓友大聚会
• 活动对象：平台粉丝／黑莓粉丝
• 活动时间：2016年10月16号
• 活动形式：总部以讲座的形式举办（线上直播），其他城市以交流讨论为主
• 参与方式：通过官网报名链接进行报名
• 效果预期：全国5个城市举办，150人参与

本次活动的重点问题

活动还没开始前，遇到了一系列的难题：在其他城市冷启动社群活动对我们来说是一个巨大的挑战，而且筹备时间和宣传期短，对于报名人数有一定的担忧；平台粉丝在线上十分活跃，但是号召他们在线下自组织活动也没有足够的信心；黑莓粉丝虽然是各种数码品牌的粉丝中的清流（对品牌忠诚度高，具有情怀），但毕竟数量不多。在没有任何先例参考和借鉴的情况下，我们必须向前冲，列出一个重点问题清单，一个一个进行突破：

问题1：活动筹备时间短（周一立项，周日活动）

解决方案：用最快的速度马上启动宣传，周一确定好文案和设计，周二开始宣传；尽可能多的覆盖平台粉丝，利用所有平台的宣传资源（官网首页轮播，客户端推送，微信公众号头篇，微博，微信群）；号召平台外的黑莓粉，联系黑莓相关的新媒体和微信群。

问题2：谁来担当各城市活动负责人？

解决方案：通过第一波宣传文章进行招募并联系熟悉且具有组织能力的粉丝，综合评估后确定负责人选。如果某个城市没有成功确定负责人便采取第二方案：招募负责某一项工作的负责人，比如签到人员，摄影师等，每个工作都有负责人，活动依旧可以顺利完成。

问题3：如何招募粉丝？

解决方案：粉丝填写报名链接进行报名，如某个城市有10人报名，这个城市即可举办活动，第一时间内通过报名后台对确定启动的城市粉丝短信和邮件通知，告知对方添加客服微信号，并备注城市名。添加完成后将其加入所在城市群，便开始进行群内的活跃。周五晚上对未能举办活动的粉丝进行短信通知并表达歉意。

问题4：粉丝如何自组织活动？

解决方案：深圳总部活动形式为讲座，我们负责嘉宾邀约；为了降低活动举办难度，其他城市主要以交流讨论为主。多数城市负责人没有举办活动的经验，所以进行两方面的引导：首先是对负责人进行鼓励和支持；其次是进行线上培训，培训内容包括如何签到，活动开始后的流程，视频如何拍摄等。

问题5：如何确定各城市活动场地？

解决方案：主要以鼓励群里粉丝进行场地查找，因他们对当地的情况更加熟悉，在寻找场地过程中也可以提高群内的活跃度。找场地也遇到一些问题，如北京一直无法确认场地，无论哪里都有觉得距离远的，最后我在网上找到3个场地，发到群里，让大家投票，进行最后的决定。因为城市面积大，无法顾及所有人，只能服从多数。另外也要根据不同的城市文化进行活动形式的定制，当时有粉丝建议去吃火锅（后来没有被采纳），我就把聊天的截图发到了未确定活动形式的城市群，通过这种交流形式，让各城市不觉得孤单，也可以开脑洞想出有趣的活动。

问题6：各地活动费用和物料如何解决？

解决方案：深圳场在公司举办，其他城市的场地费AA制，关于场地费AA制我们讨论了很久，我坚持粉丝自组织活动需要进行一定的费用分担。活动物料（旗子、小摆件、臂贴）和礼物（平台周边产品以及商家赞助礼物）由总部准备，活动物料周四陆续寄出，能够顺利完成这次活动，设计师和物料供应商的贡献非常大，在最短的时间设计制作。

项目执行时间轴：

筹备时间短，我们连续一周都是加班熬夜，所有的工作都是用最短时间完成，执行的原则是：唯快不破。

• 周一：完成方案策划，招募文撰写，设计需求下单
• 周二：确定设计，发布招募文，准备公司周边的礼物
• 周三：筛选举办城市和负责人，物料下单，邀约深圳场分享嘉宾
• 周四：各地举办城市确认，并拉群，鼓励大家找场地
• 周五：负责人确定，场地确定，发布一篇城市确定文章，继续招募参与者，寄出物料和礼物
• 周六：物料陆续收到，深圳场地布置和直播准备，给各城市负责人进行线上培训
• 周日：活动现场，总部进行图文直直播（其他城市可选择看直播）
• 周一：制作视频，撰写总结文

社群管理时间轴：

这场活动的主要目的是为了打造线下的社群组织，所以重点强调一下，和社群组织相关的一些工作内容。

• 周三：开始陆续建立已经可以举办活动的城市群，并筛选负责人，鼓励各地负责人确定场地，并群内招募负责现场签到、摄影的粉丝；
• 周五：将举办城市信息和负责人信息整理成一篇文章发布在平台，进行二次曝光，并进行粉丝招募；
• 周六：根据各城市的特色进行定制化线上（安排签到、活动流程以及拍摄视频等）；
• 周日：提醒活动流程安排（签到、分享讨论、拍摄视频、拍摄合影）；
• 周一：收集各地活动照片和活动感悟。

社群运营心得：

我用两种身份来总结这次线下活动在社群运营上的心得。

惊喜官：

1、给各城市寄出活动物料和礼物的箱子里，专门有一份是送给城市负责人的，附一张感谢的明信片表，他们收到都发了朋友圈，在活动开始前任何事都不能出问题，尤其是最重要的组织者；

2、活动当天上午，我在群里通知大家下午4点记得看手机，因为要发红包，抢到最多的可以获得一份大奖，在群里引起了一波小高潮；

3、在没有提前说的情况下，把各城市拍的采访视频都剪辑进我们的活动回顾视频里，并进行城市标注，建立了一定的仪式感。

鼓励师：

1、无论是各地的负责人，还是粉丝都是第一次参与这类活动，所以一定要安排的事无巨细，不需要给他们太多任务，并让大家放松，活动就是玩的开心，不要有任何压力；

2、制定一套现成的活动流程和框架，让他们能够轻松的举办成功这一场活动，并且能够有所收获。下一次举办类似的活动，他们也相应有一定的经验，就懂得如何主动思考和创新了；

3、活动结束后，微信私信、活动总结文、微博上都进行了感谢和鼓励。

总结复盘：

1、活动概述：继推出「XX校园行」之后，平台推出以 “告别”黑莓时代，莓友大聚会为主题的「尾巴城市行」活动，并在各城市成立线下社群。

2、活动效果：活动发布4天，共有55个城市共计600人报名，最后7个城市成功举办，分别是：深圳、北京、上海、杭州、无锡、苏州、成都，220人参加。#XX城市行#微博话题量达1000万。

3、渠道效果：主要以官网为主，报名人数占80%，其余报名人数通过黑莓粉丝相关平台。

4、总体评价：本次活动超出预期效果，a、在冷启动的情况下，7个城市同时举办活动，并确定各城市负责人；b、通过报名数据了解对线下活动具有更高活跃的粉丝分布情况，以北上广深和江浙一带为主；c、开启了数字尾巴线下社群。

5、存在问题：a、深圳场活动比较大型，应该请一位专业的主持人；b、全国各地录制采访视频，但是没有安排统一口号的视频，不方便后期剪辑和宣传；c、仅有4天报名时间，没有覆盖到更多的粉丝，报名人数不够理想（前期已经预料到）；d、因为时间关系，各城市的旗子都是统一的，没有按照各地的名字定制。

6、如何优化：a、筹备时间拉长到至少两周，留出一周的报名时间；b、方案策划考虑更全面和细致，考虑后续的宣传。