一项活动想要成功进行，前期一定要做好充足的准备。本文作者的团队由于时间较紧，前期准备不够，以致现场遗憾颇多，来看看他们对本次活动的总结吧。
因客观原因，本次活动仅两周的准备时间，全程在看似稳如老狗，实则慌得一比的气氛中度过。回想起来，虽然不算一次特别顺利的活动，但是其中获得的经验，着实非常宝贵。
今天我们就一起来看一下，这次不太顺利的活动，究竟经历了哪些坑，以及我们应该如何避免这些坑。
一、活动立项
2018年3月初的时候，恰好新书发售没多久。于是安仔联系上了两位老师，想要一起做签售活动搞事情。
经过与老师多轮沟通，在3月27日我们最终敲定了活动形式——签售分享，活动时间定在18年4月15日。
因对老师对活动形式有一定的考量以及排期实在有限，原本准备期为一个月的活动，缩短成了两周半了。这两周半中还包含一周的招募期，这就意味着我们需要在一周半的时间内搞定渠道、出版社、老师的行程安排、活动物料等。
这对于整个小组成员来说都是极大的挑战，对于组员的配合度要求都非常高。
二、活动准备
首次接活动，对于活动的流程还不是太了解，初期仍然是对照着前几次的活动立项表和查看复盘报告加上自己的经验和推理去做事，这样虽然看似完成的有模有样的，其实在实操中，还是有很多的问题存在。
幸有小芳芳以及星河的帮助，每每在关键时间提点，把我们从坑里拉出来，才使这次活动最终能够开展。
我们也从而也了解到了作为一个不以盈利而以成长为目的团体，策划一这样一起大活动，主要负责人以及整个团队需要面临的压力。
3月27日，由小芳芳、星河爸爸和小鱼干三人就准备工作几项比较重要的工作开展了讨论和分工，由小芳芳牵头与推广渠道、编辑沟通，小鱼干负责做好项目组员的招募和、渠道置换资源安排、责任分工表和活动预算。
非常不巧的是，pm小鱼干在17年的12月就定好了4月12日-17日的日本行程，所以无缘这次的活动现场工作，于是在安排项目组员的时候拜托了小乐来负责小鱼干离开后的工作。
于是在3月28日，我们终于将项目组成员全部拉到一个讨论组里，并且各自交待了分工。准备工作正式开始。
三、活动遇到的困难点
在活动立项之时，我们就大概预估到本次活动需要我们克服的几个难题：
- 活动准备时间很短，物料是否能够顺利交付给渠道或者出版社；
- 合作渠道的推广排期可能已经满了，拿不到较好的资源；
- 招募时间短，对招募人数的影响可能会较大；
- 活动成本有所提升。
但在实际的执行中，更多问题一个个的接踵而来：
- 部分合作渠道的合作方式有所改变，最核心的资源没有获取到；
- 出版社赞助减少，签售书籍成本上浮，活动场地价格上浮50%，无形中增加了活动预算。
我们提出的解决办法：
- 对于嘉宾：事先和老师打好预防针，获得老师的理解，及早将分享大纲和ppt等内容给到我们；
- 对于渠道：在准备工作开始三天内确定各个合作方所能够提供的资源，并且加紧活动物料的制作，及时交付给合作方和出版社，保证招募时间在7天以上；
- 对于成本：软磨硬泡让场地方松口愿意给我们优惠价，书籍成本通过电商网站采购的方式，获得一个较低的折扣；
- 关于招募：文案写作负责的小伙伴做好二次发文的准备，并且大家各自梳理手头的推广资源，作为招募补充。
四、血泪经验
这次活动最让人感觉到无力的就是活动招募了，活动开展的前三天，参加人数也仅占前几次的三分之一，惨淡的令人不忍直视，幸好各位小伙伴最终发力，通过各种找朋友帮忙转发，找大V帮忙转发，使得活动能够如期进行。
针对这个问题，活动结束后我们出在项目讨论组内进行了一系列的复盘工作，以下是我们从外部资源和内在因素两大方面总结出来的十分重要却被我们忽略的点：
1.提前外部洞察，做好资源收集和分配
1）被忽略的竞调工作
4月15日是个好日子，但想做活动的也不仅仅是我们。本次，我们十分荣幸的与某运营团体的一年一度的超大活动来了一次完美撞车，并且对方在3月末已经进行了多轮预热并开展了报名。
这可能间接导致了原本有意愿参加我们活动的小伙伴已经优先选择报名了其他活动。
在活动日期的选择上，竞调工作尤为重要，虽然活动日期选择是因为老师4月份只有第二周的周末有时间。但是作为活动策划方，给予必要的建议也是职责之一。
2）推广渠道差异化
以往做渠道推广的时候，基本是一篇文章适用于多个渠道。于是乎我们这次在渠道文章写作安排的时候，也仅要求准备了一篇内容，省时省力却不一定正确。
互联网瞬息万变，每个渠道、粉丝的口味也在不断变化，原先使用过的万能套路，指不定什么时候就失效了…这也是金璞，张仲荣老师在写《运营本源》的引言中所说的:
“目前运营的套路已经不能从技术上解决问题了，运营的规则最后敌不过公司的规则，公司的规则敌不过商业的规则。而商业规则尤其是互联网新的商业模式下的规则，才是决定运营走向的本源逻辑”。
所以，即使我们对于一个渠道已经非常熟悉，每次活动前仍然需要对该渠道的近期推文、粉丝粘性、活跃程度有所调查，判断出我们在某时机、某条件下，什么决定才是最正确的，什么文章是粉丝真正想要看的，什么干货是粉丝真正想要get到的。
3）线下活动要有场地储备
合适的场地是线下活动能否成功举办的关键因素之一，线下活动非常注重参与体验，而且这种体验是即时的，所以对于经常要举办活动的我们来说，平时提前储备一些环境、交通、价格、大小都比较合适或者各有优势的场地来说分外重要。
这样，在前期的场地选择上我们的效率会提高很多。活动结束后，团队内的小伙伴也是这样做的，平时有不错的场地都会发到社群询问大家的意见，如果合适，就会去谈合作事宜，因此未雨绸缪是很有必要的。
2.时刻内部洞察，提交统筹和应变能力
1）准备期短的情况下，可优先招募工作
我们遇到一个比较大的问题：就是筹备期过短，当终于万事俱备的时候，也仅剩下一周时间可以进行活动招募了，而理想的招募期应该是10-15天之间。
这里我们思考了一个解决办法：若募集时间过短的情况下，可以在立项初期就将报名手段都准备好，按照预售，早鸟票的形式将活动的票价预估出来，让有意向参加的人先获悉到活动信息，也就是俗话说的占坑。尽量避免粉丝因为先有了其他安排而无法参加活动的遗憾。
2）收支平衡固然重要，但千万不要拘泥于预算
这次活动的成本因素，致使活动预算一再的攀升，最终确定我们需要在票价为129元的条件下招募到和先前几次活动相同数量的参与者才可顺利覆盖成本。
在预算制作中，我曾询问过几个运营朋友，他们都表示这个票价过高，招募会带来困难，劝我适当的减少票价，降低门槛。
但拘泥于收支平衡，最终还是坚持了原价。这里不是说保持收支平衡不对，而是说在现在的条件下，应该灵活应变，达成项目中最重要的目的。而本项目最重要是招募更多的粉丝来参与。
3）活动形式应该有所创新
因为这次活动恰逢两位老师新书开售，而且读者见面会的形式之前有过几次经验，所以这次还是选择了这种见面会的形式来做。
包括文案和海报也是主打和老师面对面交流的卖点，但我们忽略了受众在变化，一年前受欢迎的见面会不一定现在还可以成功，大家目前参加活动还是抱着解决某一种问题的心态而来，最好是听完了回去就能用。
如果仅仅是某类知识的分享，和大咖见面提升一下逼格，没有具体的解决方法，他们可能就会失去兴趣。
所以这也是我们这次活动形式上的欠缺，包括两位老师这次的新书更适合有经验的运营人去研读，或许我们可以尝试类似小型研讨会的形式，参与的人不需要太多，但相互之间可以进行深度交流，老师也会对大家有深入的了解，给出的建议也会更有针对性。
4）现场的把控能力仍需加强
这次现场虽然整体上没有出现大的失误，项目组的小伙伴都积极布置，互相配合，但现场总控时，很多细节没有提前考虑到，导致现场的体验有所下降。
比如：场地的椅子摆放看起来很整齐，就没有过多关注，但实际上比这次参加活动的人要多出来很多，等人多到齐，现场依然空出很多椅子，看起来场子很空，没有一种很热闹的氛围。
然后，在心有灵犀的游戏环节，只考虑到参与游戏的小伙伴能否看清活动道具，忽略了台下的观众，导致猜词语的同学全程背对观众，台下只能看到后脑勺。
一场线下活动最终落地是在活动当天，来参加的人是最能直观感受到主办方有没有用心的，所以即使是细节上的问题也需要我们全方位的考虑到。
五、我们的优势
虽然这次活动我们踩了很多坑，最终并未达到最初的招募目标，但整个团队协作出色，响应快速，项目组每个小伙伴都尽职尽责：
- 大苏凌晨1点还在改文案，活动当天还是整场的摄影担当；
- 不二为了在活动前夕再造势，搜了度娘很久，终于在晚上11点多成功向公众号的粉丝们推送单张活动海报；
- 饭团在现场忙前忙后，调试设备，和小芳芳一起引导签到，还要配合主持人的工作；
- 睿睿一直让大家不要在意收支，尽力做好这次活动，不仅精心准备主持稿，一早还到现场进行布置；
- 小芳芳和星河一直在操心整个流程，提醒大家项目进度，在项目遇到困难的时候，把我们拉出坑，自己顶上。
幸而有他们，这次的活动才能如期顺利举行。
特别感谢项目组成员的全心付出和大力支持，即使这次的活动不是那么的成功，但有这样的团队在，经过不断的总结、改进，下次活动我们一定会做的更好！
本文作者@小鱼干 小乐 由(青瓜传媒)整理发布，转载请注明作者信息及出处！
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